Спрос на офис-менеджеров

Тюменский бизнес-портал 72.ru и Центр корпоративных технологий «Альянс-Тюмень» продолжают рубрику «Обзор рынка труда».

Офис-менеджер (office-manager) – это профессиональный администратор, руководящий всем хозяйством офиса, обеспечивающий деятельность управленческого аппарата предприятия. Это «хозяин офиса», «начальник штаба», первый помощник руководителя в решении бесчисленного множества административно-хозяйственных вопросов деятельности организации.

Эта профессия появилась в наших офисах после перестройки. Так же, как со многими профессиями, перенесенными в нашу действительность из-за рубежа, она наполнилась совсем иным содержанием на нашей российской почве и мало имеет общего с первоначальным значением. Несмотря на «мужское» звучание профессии и описываемых функций, у нас в России это, прежде всего, женская профессия: 92 процента офис-менеджеров – женщины.

Возрастной диапазон наиболее востребованных рынком труда офис-менеджеров – 20–40 лет. 78 офис-менеджеров процентов – в возрасте до 30 лет, 15 прцентов – в возрасте от 30 до 40 лет. 52 процента офис-менеджеров имеют высшее образование, 30 процентов – неполное высшее, 15 процентов – средне-специальное. 40 процентов офис-менеджеров прошли специализированные курсы или имеют сертификаты.

В небольших компаниях на офис-менеджера возлагаются дополнительные, не совсем свойственные им, обязанности, например, непосредственное ведение делопроизводства (в том числе кадрового) или выполнение части функций менеджера по персоналу (например, таких, как поиск необходимых специалистов для офиса, проведение предварительных собеседований и т.д.). Иногда офис-менеджеру вменяются обязанности по ведению первичной бухгалтерии: он сам должен работать с банковскими документами, выписывать счета-фактуры, накладные, расходные и приходные ордера. На торговых предприятиях зачастую поручается общение с клиентами и координация продаж. Но все это происходит от желания универсализации персонала, непонимания сущности данной должности и не совсем верного применения терминологии.

Центр корпоративных технологий «Альянс-Тюмень» работает на рынке труда с 1999 года и оказывает полный спектр услуг кадрового обслуживания на тюменском и региональном уровне. Центр имеет государственную лицензию на оказание услуг в области содействия занятости населения (серия 72-ТР, регистрационный номер 000509). В настоящее время ЦКТ «Альянс-Тюмень» является многопрофильным агентством и оказывает широкий спектр услуг по следующим направлениям:

• Подбор персонала. Кадровое агентство проводит эксклюзивный подбор квалифицированного персонала: современные технологии поиска, подбора, оценки и тестирования персонала, ежедневно пополняемая обширная база кандидатов, отраслевая специализация консультантов.

• Реклама и PR. Разработка и реализация комплексных рекламных и PR-кампаний, BTL-акций; организация специальных мероприятий «под ключ»; организация работы стенда на выставках; проведение промо-акций (собственная база промоутеров свыше 200 человек); организация шоу-программ, праздников, розыгрышей призов; креативные разработки названий, слоганов, PR-текстов и многое другое.

Лет сто назад была широко распространена такая профессия – «экономка». Вот офис-менеджер означает примерно то же самое. Для того, чтобы быть успешным в этой должности надо быть:

• клиенториентированным. Это значит, что клиент, войдя первый раз в офис компании, увидел не кислое выражение лица офис-менеджера, а почувствовал благожелательность и получил полную информацию когда, как и где он может решить свою проблему. Обходительность, вежливость и хорошие манеры – вот то, что может способствовать тому, что клиент становится приверженцем фирмы;

• сообразительным. То есть, как компьютер, ежедневно пропускать через себя по нескольку мегабайт информации, и всю эту информацию держать в голове. Непросто запомнить в лицо всех клиентов, быть в курсе всех звонков и держать в голове несколько дел одновременно. При этом именно вы должны уметь найти крайне важный документ, не поднимавшийся из архива добрые десятки месяцев;

• аккуратным. Все документы – по папочкам, все звонки – в журнал, вся корреспонденция зарегистрирована. В офисе порядок и уют, все сотрудники обеспечены канцтоварами, вся техника функционирует исправно;

• сдержанным. Между двух огней – руководителем и клиентами – иногда приходится несладко. Важно не терять самообладания и выдержки;

• стрессоустойчивым. Это значит, что в условиях стресса вы можете действовать наиболее эффективно, а не впадать в истерику.

Навыки, которыми должен обладать офис менеджер, включают в себя умение точно принимать и передавать информацию, генерацию решений, создание и внедрение планов. Это нужно для нахождения «узких мест» офиса, способов сократить расходы, повысить прибыль, помочь клиентам компании или мотивировать сотрудников. Нужно уметь свободно пользоваться компьютером, понимать принципы работы сложных телефонных систем, копировальной техники, факсов и много другого, от чего зависит нормальная работа офиса. Быть способным управлять узкоспециальными проектами, такими как оформление интерьера офиса или обеспечение переезда на новое место. Ну и конечно, быть настоящим экспертом в области делового этикета и бизнес-коммуникаций – уметь общаться со всеми, от грузчика до представителя иностранной фирмы. А главное – обладать умением договариваться.

Во время кризиса работодатели решили, что офис-менеджеры будут иметь меньшие зарплатные ожидания, поэтому, читая объявления, будьте внимательны. Под этим названием может потребоваться, что бы вы выполняли функции отдела кадров, маркетолога, специалиста по PR и даже специалиста по тендерам. Поэтому, принимая решение о вступлении в должность офис-менеджера в конкретной организации, выясните все, что вам придется делать и соотнесите со своими возможностями.

Плюсы профессии:

• высокий спрос на рынке труда;

• навыки административно-хозяйственной деятельности;

• опыт работы с документами;

• возможность улучшить свои коммуникативные навыки.

Минусы профессии:

• утомительная работа из-за большого количества организационных вопросов, требующих мгновенного решения;

• отсутствие четко описанных должностных обязанностей, что приводит к совмещению нескольких должностей

• некоторые сотрудники воспринимают офис-менеджера как своего личного секретаря, другие – недооценивают важность выполняемой им работы.

Перспективы карьерного роста:

• успешный офис-менеджер – это прекрасный администратор, который в состоянии управлять довольно сложным многофакторным процессом. При желании он может, к примеру, стать администратором крупной гостиницы или магазина;

• он отличный коммуникатор и может найти свое самовыражение в качестве менеджера по персоналу, менеджера по продажам или даже директора (при соответственном профессиональном обучении);

• он может вырасти в референта руководителя, совмещающего в себе журналистские, аналитические и артистические способности;

• может стать крупным хозяйственным специалистом, например, руководителем отдела снабжения;

• что хочется особо подчеркнуть, он может стать и оставаться замечательным офис-менеджером, человеком, который вносит порядок в изменчивую офисную среду.

Ну и, наконец, он может стать профессиональным волшебником. Например, как в объявлении: «Привет, меня зовут Влада, и я – офис-менеджер. Мне в пару нужна вменяемая и жизнерадостная девушка на роль начинающей волшебницы. Непременно придется научиться творить чудеса и поверить, что не бывает ничего невозможного. Тебе обеспечен нескончаемый поток задач и проблем, а также положительные эмоции от их благополучного разрешения. Помимо живого ума и общей социальной адаптированности, очень пригодятся хотя бы начальные секретарские навыки. Письма и фотографии, подтверждающие, что ты замечательная, интересная, эрудированная и вообще то, что нам нужно, жду на адрес...».

Минимум оклада подобного специалиста может составлять шесть тысяч рублей, максимум – 20 тысяч. А далее – как умеете договариваться.

Контактная информация:
г.Тюмень, ул. Ямская, 87«А», офис 401
Тел.: (3452) 43-12-45, 43-50-86; факс.43-50-92
http://www.alians-tyumen.ru
e-mail: personal@alians-tyumen.ru