От планёрки до саммита: как выбрать правильный конференц-зал и не разориться на аренде

Ищем площадку, на которую не стыдно пригласить партнёров, инвесторов, сотрудников и клиентов.

Пока вы ищете подходящую event-площадку для предстоящего события и мониторите коммерческие предложения от бизнес-центров, возможно, ваши конкуренты уже забронировали лучшие конференц-залы. Каждая компания трепетно подходит к выбору пространства для деловых коммуникаций. Именно здесь принимаются ключевые решения и происходят важные знакомства. Комфортный технологичный конференц-зал — это инвестиции в успех переговоров, репутацию и имидж фирмы. Почему так важно учитывать не только геолокацию места встречи, но и вместимость помещения, уровень цен и наличие собственного кейтеринга. Разбор полётов и краткий свод правил — на примере комплекса «ЛетоЛето».

Правило № 1. Отталкиваться от формата и цели мероприятия

При выборе площадки необходимо учесть бюджет и цели проведения мероприятия, его суть и количество участников. Конференц-залы парк-отеля «ЛетоЛето» — новое event-пространство в Тюмени для прогрессивных, стильных и знаковых событий. Здесь можно провести деловые встречи абсолютно любого формата: конференции, семинары, дилерские мероприятия, бизнес-форумы, круглые столы, профессиональные и отраслевые выставки, деловые приёмы и тренинги.

Парк-отель «ЛетоЛето» и его залы для деловых коммуникаций позволят провести как скромные, так и статусные мероприятия, как строгие, так и неформальные, как короткие получасовые встречи, так и недельные бизнес-курсы. В зависимости от типа события сформулируйте запрос на технические возможности.

Для удобства бизнес-аудитории современные залы-трансформеры в «ЛетоЛето» оснащены по последнему слову техники, легко адаптируются в соответствии с любыми требованиями — от небольшого митинга до грандиозного события. В стоимость аренды включено пользование экраном, мультимедийным проектором, радиомикрофоном, аудио- и видеосистемой. Спикер может пользоваться лазерной указкой, флипчартом с блоком бумаги и набором маркеров.

Правило № 2. Мониторинг предложений и условий

Парк-отель «ЛетоЛето» готов предоставить своим деловым клиентам:

• 3 конференц-зала «Июнь», «Июль» и «Август» и две переговорные комнаты вместимостью до 20 человек;

• «Июнь» и «Июль» — это залы-трансформеры: каждый из них в отдельности имеет площадь 60 кв. м и может вместить до 50 человек, но если ваше мероприятие рассчитано на большую компанию, то площадки можно объединить, убрав перегородки, и встретить с комфортом до 120 гостей;
  

• «Август» может одновременно принять до 250 человек;
  

• переговорные комнаты вместимостью до 20 человек;
  

• организацию приветственных напитков, кофе-брейков, бизнес-ланчей, фуршетов;

• возможность размещения гостей, прибывающих на длительный срок, на территории отеля.

Зал «Июнь» площадью 60 кв. м расположен на втором этаже парк-отеля «ЛетоЛето». Звукоизоляционная стена между залами разделяет пространство на зоны. Есть возможность трансформации площадки. Дублирующие экраны на стенах позволяют обеспечить хороший обзор при максимальной вместимости. Зал «Июль» аналогичен по своим характеристикам. «Август» же имеет площадь 400 кв. м, находится на первом этаже отеля и подходит для проведения масштабных событий, причем не только делового характера — здесь устраивают свадьбы, юбилеи и прочие торжества с числом приглашенных гостей от 100 до 250 человек. Здесь есть возможность рассадки участников события по схемам: театр, банкет, фуршет и амфитеатр. Высота потолков в «Августе» не уступает атриумам — более трех метров — за счет чего достигается эффект воздушного пространства и дополнительного функционала. При желании в зале можно разместить сложную инсталляцию или организовать флешмоб.

Знакома ситуация, когда вы кружите на автомобиле вокруг офисного здания и никак не можете найти место для парковки? Такой пустяк может выбить из колеи, испортить настроение и впечатление от предстоящего мероприятия. Важно выбирать такие конференц-залы, где организованы вместительные автопарковки. Гостям «ЛетоЛето» такая проблема не знакома. Одно из преимуществ парк-отеля — наземный паркинг на 700 мест. Кроме того, здесь помогут заказать трансфер, встречу важных гостей из аэропорта или ж/д вокзала. А добраться до места проведения мероприятия не составит труда.

Доехать до парк-отеля «ЛетоЛето» удобно из любого уголка Тюмени. Легко объехать пробки и не опоздать на встречу. Когда речь идет о приезжих из других регионов, то самое очевидное решение — организовать размещение в номерах отеля «ЛетоЛето».

Правило № 4. Питание

Зачастую конференции затягиваются на длительное время. Именно поэтому важно продумать организацию питания всех участников. О фуршетах и ланчах мы уже упомянули. С ресторацией «Август», функционирующей в парк-отеле, это будет сделать очень просто: для приятного и продуктивного общения в перерывах персонал организует зоны для кофе-брейков. За сервис здесь отвечают сотрудники, знакомые с площадкой.

Не забудьте про приветственный бодрящий кофе — это must have любой конференции. Если мероприятие рассчитано на 4–5 часов, то достаточно coffee-break в конце или в середине мероприятия. А если мероприятие рассчитано на весь день, то стоит позаботиться об обеде для гостей, который может быть легким, в формате фуршета, но достаточно сытным.

При выборе конференц-площадки следует уделить внимание её техническому оснащению и оборудованию. Вести презентацию можно не с ноутбука, а непосредственно с мобильного телефона.

В залах парк-отеля «ЛетоЛето» есть высокоскоростной Wi-Fi. Сегодня это не роскошь, а необходимость. Поэтому здесь установили современные системы, способные справляться с высокой нагрузкой. Проводной интернет обеспечит хорошие возможности передачи данных и гарантирует стабильную скорость соединения.

Видеоконференцсвязь — еще один инструмент, который могут использовать гости центра. Достаточно пригласить своих коллег и начать мероприятие в тот же момент либо выбрать время его начала при планировании встречи. Услуга доступна во всех конференц-залах парк-отеля «ЛетоЛето».

Правило № 6. Комфорт и досуг

Такие мелочи, как современная система вентиляции, возможность открывать окна в режиме микропроветривания, освещение, цветовое решение интерьера, хорошая акустика, эргономичные стулья, расположение дверей — всё это вовсе не мелочи, а те важные нюансы, из которых складывается общее впечатление о мероприятии. Не стесняйтесь задавать вопросы обо всём хозяевам конференц-площадки.

Если конференция запланирована не на один, а на несколько дней, в парк-отеле «ЛетоЛето» участники мероприятия смогут не только продуктивно поработать, но и отдохнуть. На территории комплекса действует один из крупнейших крытых аквапарков России — аквапарк с водными аттракционами, бассейнами, зоной релакса и бистро «АммЛето». Подарочный сертификат в центр водных развлечений станет отличным бонусом для каждого гостя.

Существует возможность формирования пакетного предложения и комплексная организация вашего мероприятия под ключ — включая проживание гостей, питание, конференц-услуги и посещение аквапарка.

Советы

Если вам предстоит организовать деловое мероприятие, напоминаем о главных аспектах, на которых обязательно стоит сконцентрироваться, чтобы оно прошло без нареканий:

• следует разработать деловую и креативную концепцию встречи;

• подобрать и арендовать площадку, оборудование;

• подготовить список участников, определиться с составом спикеров и пригласить их;

• продумать индивидуальный стиль мероприятия;

• при необходимости привлечь медиапартнёров;

• разработать программу мероприятия с удачным чередованием деловых презентаций и развлекательных моментов;

• если участники иногородние, следует обеспечить им проживание и питание.

Конечно, за каждым бизнес-мероприятием стоит напряжённая организационная работа. Если разделить часть обязанностей с парк-отелем «ЛетоЛето», результат станет запоминающимся, а встреча — эффективной.

Парк-отель «ЛетоЛето»:
г. Тюмень, ул. Щербакова, 87/1;
телефон для бронирования: +7 (3452) 566–776;
sale@leto-leto.com;
Летолето.рф.