Большие и маленькие компании сталкиваются с одинаковыми проблемами. В работе над проектами – хаос, невозможность выяснить кто и за что отвечает, срыв сроков, невозможность оценить результаты работы. В том числе и материальные. Но некоторые компании стараются глубже понять, как работает их бизнес. А в наведении порядка в работе им помогает «Битрикс24», заменяющий массу устаревших и неудобных инструментов управления. С помощью этого сервиса тюменцы стали эффективно управлять бизнесом, уменьшили время, уходящее впустую, сократили издержки. Как это у них получилось – в статье на 72.ru.
CRM в «Битрикс24» рекомендуется для прямых продаж
«A-DesignGroup из Тюмени создает, поддерживает и продвигает сайты в поисковых системах, – рассказывает руководитель A-DesignGroup Равиль Вильданов. – Компания молодая, «родилась» в декабре 2012, сейчас там трудятся 12 сотрудников. У нас офисы в Тюмени и Сургуте, работают программисты, маркетологи, клиент-менеджеры. Параллельно с открытием третьего офиса, в Минеральных Водах, мы открываем общий call-центр, менеджеры которого будут вести продажи, работая с «холодными» и «горячими» клиентами. Для них мы и начали искать CRM. База в Excel – это давно неэффективно. В ней невозможно ни хранить всю информацию о клиентах, ни вести с ними коммуникации».
A-Design искала CRM с богатым функционалом – чтобы работать прямо сейчас, с продажами и задачами. И чтобы можно было работать «на вырост». К тому же компании нужна была именно бесплатная, но полная версия для 12 человек – чтобы они попробовали систему, научились в ней работать, а потом перешли на платный тарифный план с гораздо большим числом пользователей. Так, через несколько месяцев к системе подключатся уже 30 продавцов. И каждому компания планирует вручить в среднем по 30 клиентов. Пока же в CRM «Битрикс24» работает четыре продавца, четыре специалиста по работе с клиентами, и Равиль Вильданов, который ведет ключевых заказчиков.
Команда считает, что преимуществ у «Битрикс24» много и все они очевидны.
«У системы хорошее usability – даже начинающий может легко понять, где и что находится, – говорит Равиль Вильданов. – Дружелюбный и приятный дизайн, напоминающий всеми любимые социальные сети, в которых удобно общаться. Широкий функционал, закрывающий все вопросы, связанные с внутренними коммуникациями в компании и отменяющий «чехарду» сервисов, неизбежную при взаимодействии разных людей. Все это очевидно, поэтому система сразу всех нас устроила».
При этом как специалист, который постоянно общается с клиентами, он выделяет именно результаты работы с CRM.
«Мы продаем напрямую – доводим лиды до сделок и каждый ясно видит этот путь, – поясняет руководитель A-DesignGroup. – Не возникает вопросов, чей это клиент, кто отвечает за то, чтобы все было сделано на каждом этапе сделки. Мои сотрудники работают каждый в своей части базы, оставляют комментарии о каждом заказчике, подходе к нему и о том, чем закончилась каждая коммуникация с ним. Я отслеживаю их сделки, слежу за воронкой продаж каждого и за общей шириной «воронки» компании. Надеюсь, у меня получится быть в курсе всего, когда сотрудников прибавится».
По словам Равиля, с началом работы в CRM в компании исчезла проблема «потерянных» лидов и проблема клиентов, которые ушли к конкурентам, потому что им забыли отправить коммерческое предложение или новые варианты дизайна сайта. A-Design получает обратную связь от всех клиентов, никто не остается «брошенным». А потерянные на самом первом этапе продаж клиенты возвращаются.
Сотрудники тоже не остаются вне общего пространства. Все проекты ведутся в рабочих группах, всем сотрудникам – от дизайнеров и программистов до клиент-менеджеров – ставятся задачи, а новые события по проектам отслеживаются и обсуждаются прямо в CRM, с помощью «Живой ленты». К тому же, участникам проектов приходят оповещения о том, что задача «подвисла» или наоборот, сдвинулась с места и можно идти дальше. Руководитель всегда может взглянуть на отчет по эффективности и понять, насколько продуктивно работает каждый специалист и вся компания. А отчет по ресурсам помогает ему оценить затраты времени по людям и проектам, что особенно важно для разработчиков интернет-проектов.
В планах A-Design – интеграция CRM с «1С-Предприятие». И, возможно, работа с IP-телефонией, чтобы три офиса «жили в одном темпе», а деньги на связь уходили не очень большие.
Компаниям того же профиля Равиль Вильданов советует CRM и работу с задачами «в связке», чтобы сразу правильно настроить продажи, а потом расти и развиваться уже в привычном общем пространстве.
И государство, и коммерция устали записывать в блокноты свои задачи
DEMTEAM занимается разработкой сайтов и мобильных приложений в Тюмени, рассказал руководитель студии Дмитрий Вологин. Также студия активно внедряет «Битрикс24» у своих клиентов, потому что в регионе за последний год резко выросла потребность в высокотехнологичных инструментах, помогающих государственным и коммерческим компаниям стать эффективнее. Особенно много запросов идет из B2B – из транспортных и медицинских компаний.
DEMTEAM считает «Битрикс24» универсальным набором сервисов, повышающих продуктивность любой компании.
«Битрикс24 – система, которая хороша во всех сферах бизнеса: продажах, производстве, управлении, – замечает Дмитрий Вологин. – Все необходимое – под рукой, все работает «из одного окна» и это очень удобно».
В компании DEMTEAM «Битрикс24», в первую очередь, используется как средство управления проектами. В частности – для постановки и контроля выполнения задач. Такие сервисы как Basecamp и «Мегаплан» DEMTEAM не подошли.
«Постановка, отслеживание и контроль задач по каждому проекту стали для меня и моих подчиненных простым делом – не надо никого «дергать», выяснять, кто и чем занят, – продолжает Дмитрий Вологин. – И это несмотря на то, что только я, как руководитель, сейчас отвечаю за 20 задач одновременно. А контролирую и помогаю решить 57. Ситуация осложняется тем, что у нас работают люди не только «в штате», но и «на удаленке», некоторые в других часовых поясах. Но все проблемы снимает простой просмотр отчетов по сотрудникам и компании, настроенных «под меня». Благодаря им я вижу всю ситуацию. Поэтому я рекомендую «Битрикс24», как «сильный» инструмент управления проектами не только топам, но и руководителям любого уровня».
Сотрудникам же, по словам руководителя DEMTEAM, система тоже не помешает. Если нужно доказать свою эффективность – каждый член команды может сделать это с цифрами в руках. А возможность перестать теряться в проектах, сроках и неактуальных документах дорогого стоит.
Стоит учесть, что студия не занимается «конвейерным производством». Каждый проект сложен и растянут во времени. И делится на массу этапов и задач. В среднем, на шесть этапов приходится по 20 крупных задач. В «Битрикс24» всем участникам проекта видно, какую задачу и к какому сроку нужно выполнить (диаграмма Ганта), с кем взаимодействовать и на какие документы опираться. К тому же, у всех включен учет рабочего времени для любой задачи. Это помогает задать «плановый» расход часов на задачу и проект для каждого сотрудника, а в будущем проконтролировать и проанализировать эффективность каждого из команды. Сейчас вовлеченность в «Задачи и проекты», согласно «Пульсу» у сотрудников компании составляет 69 процентов!
Работу с клиентами команда ведет через «Экстранет». Студия обменивается с заказчиками «тяжелыми» файлами и актуальными документами в рамках их проектов. Таким образом заказчик максимально быстро получает информацию о ходе проекта.
Сотрудники говорят, что постоянно пользуются «Диском» – там удобно коллективно работать с документами. Раньше в ходу были Яндекс.Диск и Dropbox, но все это «отвалилось», пошло взаимодействие в общем пространстве «Битрикс24».
Бизнес-чат и видеозвонки «замыкают» тройку самых популярных в DEMTEAM рабочих инструментов. Ими по статистике пользуются 54 процента сотрудников.
«Мы плотно общаемся по текущим проектам. И лучше всего для этого подходит видео-чат, особенно групповой – всех видно и слышно, – рассказывает Дмитрий Вологин. – При этом не нужно устанавливать дополнительные плагины – чат работает у всех через браузер».
CRM и IP-телефонией компания тоже пользуется, но умеренно (31%, согласно «Пульсу»), так как проекты и заказчики, а соответственно и продажи в DEMTEAM – очень специфичные. CRM в основном позволяет держать в порядке клиентскую базу и сохранять историю общения с заказчиками. А вот IP-телефония нужна компании для сокращения расходов на связь.
«Экономия на звонках партнерам и заказчикам по всей России и в страны ближнего зарубежья получается ощутимая – от 30 до 70 процентов», – замечает Дмитрий.
Хочется решать свои бизнес-задачи также эффективно, как герои этих историй? Зарегистрируйтесь в бесплатной версии «Битрикс24», используя промо-код «72.ru», и получите до 12 дополнительных пользователей на полгода бесплатно. Промо-код действителен до 26.10.2014 года.
